Waar is een factuur voor?

Een factuur stuur je aan je klanten als je een dienst of product hebt geleverd. Je vraag de klant om een bepaald bedrag te betalen. Daarnaast wordt een factuur gebruikt om BTW in rekening te brengen. Als je facturen ontvangt dan heb je die nodig om BTW terug te krijgen. Daarnaast zijn facturen nodig om je administratie compleet te houden. Een factuur laat zien wat je gekocht en verkocht hebt en kun je gebruiken om aan bijvoorbeeld je accountant of de belastingdienst te laten zien wat je omzet en kosten zijn.

Wat moet er op een factuur staan?

Een factuur is meer dan een stuk papier met een bedrag. Je moet in ieder geval de volgende dingen opnemen op je factuur (bron: KVK):

•  Je nummer van inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
•  De factuurdatum.
•  Een doorlopende nummering.
•  Naam en adres van je eigen bedrijf.
•  Naam en adres van je klant
•  Omschrijving van de goederen en/of diensten die geleverd zijn.
•  Aantal goederen en diensten.
•  De datum dat de goederen geleverd zijn of de diensten verricht.
•  Prijs exclusief BTW (per product).
•  BTW tarief.
•  Total bedrag aan BTW
•  Het totale factuurbedrag
•  BTW nummer. Bij specifieke leveringen moet je soms meer BTW informatie vermelden.

Wat wil je nog meer op je factuur zetten?

Het voldoen aan de wettelijke eisen is geen doel op zich. Als zelfstandige met een eigen bedrijf wil je graag een factuur sturen die door de klant begrepen wordt en bij voorkeur snel betaald wordt. Uiteraard begint dit met het maken van goede afspraken. Maar ook met de factuur zelf kun je invloed uitoefenen.

• Vermeld de naam en evt code van jouw contactpersoon bij de klant. Soms komt de factuur op een andere afdeling terecht (de betaalafdeling) en die willen snel kunnen controleren.
• Vergeet niet je eigen betalingsgegevens en betaaltermijn op te schrijven.
• Zet een link naar je algemene voorwaarden op je factuur of print ze bijvoorbeeld aan de achterkant.
• Zorg dat er op je factuur contactgegevens staan voor verdere vragen over de factuur. Bij voorkeur zet je hier een ander nummer neer dan je algemene bedrijfsnummer.
• Zorg dat je duidelijk omschrijft wat het product is, wanneer het geleverd is en wat de prijs is. Als je kortingen belooft hebt zet die dan apart neer zodat de klant snel kan controleren of het klopt.

Als je zelf je facturen gaat maken kun je ook een voorbeeld factuur downloaden. Deze facturen staan in een tekstbestand (.rtf). Dit betekent dat je ze in tekstverwerkers zoals Word kan openen en bewerken. Op deze manier heb je alvast een template die je vervolgens zelf snel en makkelijk kan aanpassen aan je eigen behoeften.

Tot slot

Bel je klanten af en toe gewoon op en vraag ze of je nog iets kan verbeteren aan je verkoop proces en je facturering. Er is geen betere raadgever dan de klant zelf. Bedenk je ook dat hoe eenvoudiger je het maakt voor de klant hoe makkelijker die betaling binnenkomt.